Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Canopy is als kleine onderneming niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Voor alle vragen over privacy kan je terecht op het adres hierboven.

2. Welke gegevens we verwerken

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres, als je ons contacteert, een offerte aanvraagt of klant wordt.
• Projectgegevens: het adres van het project, plannen, foto's, opmetingen en technische gegevens over je dak of gevel die je ons bezorgt of die we zelf opmeten.
• Facturatiegegevens: facturatieadres, btw-nummer en betaalgegevens die nodig zijn voor facturatie en boekhouding.
• Communicatie: e-mails, berichten en notities van telefoongesprekken over je aanvraag of project.
• Nieuwsbrief: je e-mailadres, als je je inschrijft.
• Sollicitaties: cv, motivatie en andere gegevens die je ons bezorgt als je solliciteert of een stage aanvraagt.
• Sociale media: de openbare naam, profielfoto en reactie van wie op berichten van onze eigen pagina's reageert (zie punt 4).
• Technische gegevens: gegevens die je browser meestuurt als je onze websites bezoekt, zoals je IP-adres, in serverlogs en voor beveiliging.

We vragen geen gevoelige gegevens (zoals gezondheid of overtuiging) en verwerken die ook niet.

3. Waarom we je gegevens gebruiken en op welke grond

Foto's van opgeleverde projecten tonen we als referentie op onze website en sociale media. Bij particuliere projecten vermelden we nooit je naam of adres.

4. Sociale media en onze LinkedIn-koppeling

Canopy heeft een eigen pagina op LinkedIn, Facebook en Instagram. Berichten op die pagina's publiceren we met een interne tool van Canopy, Canopy Social Publisher, die gebruikmaakt van de officiële koppelingen (API's) van LinkedIn en Meta.

Wat de koppeling doet

• Ze publiceert berichten (tekst en beelden) die medewerkers van Canopy zelf schreven en goedkeurden, op de eigen bedrijfspagina van Canopy.
• Ze leest de berichten op onze eigen pagina, de reacties daarop en eenvoudige statistieken (zoals het aantal reacties), zodat we kunnen zien welke berichten aanslaan en zelf kunnen antwoorden.

Wat de koppeling niet doet

• Ze post niet namens andere bedrijven of personen.
• Ze leest geen profielen, connecties of berichten (inbox) van LinkedIn-leden en verzamelt of exporteert geen ledengegevens.
• Ze verstuurt geen berichten en beheert geen advertenties.
• Ze combineert gegevens van LinkedIn of Meta niet met andere gegevensbronnen en verkoopt of deelt ze niet.

Welke gegevens en hoe lang

We bewaren enkel de toegangssleutels (versleuteld) en de nummers en status van de berichten die we publiceerden. Reacties op onze berichten tonen we in de interne tool, maar we bewaren ze niet langer dan nodig om ze op te volgen. De sleutels en alle gegevens van de koppeling worden verwijderd wanneer we de koppeling stopzetten. Enkel Canopy heeft toegang. Alleen beheerders van de bedrijfspagina van Canopy kunnen de tool gebruiken.

Voor wat LinkedIn en Meta zelf met je gegevens doen, verwijzen we naar hun eigen privacybeleid: LinkedIn en Meta.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel als dat nodig is:

• Dienstverleners die voor ons werken (verwerkers), zoals onze software voor klantenbeheer en facturatie, e-mail en kantoorsoftware, bestandsopslag, de verzending van de nieuwsbrief, websitehosting en onze boekhouder. Zij mogen je gegevens enkel gebruiken voor de opdracht die wij hen geven.
• Partners in je project, zoals je architect, tuinarchitect, aannemer of een onderaannemer, en enkel de gegevens die zij nodig hebben voor dat project.
• Overheden, als de wet ons daartoe verplicht.

Sommige dienstverleners verwerken gegevens (ook) buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval gebeurt dat enkel met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Aanvragen en offertes die niet tot een opdracht leiden: tot 3 jaar na het laatste contact.
• Klant- en projectgegevens: zolang de samenwerking loopt en daarna tot het einde van de wettelijke aansprakelijkheids- en garantietermijnen voor bouwwerken (tot 10 jaar na de oplevering).
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, zoals de wet voorschrijft.
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft.
• Sollicitaties: tot het einde van de selectie; met je toestemming tot 1 jaar daarna.
• Gegevens van de sociale-mediakoppeling: zoals beschreven in punt 4.
• Serverlogs: zo kort als technisch mogelijk, hoogstens enkele maanden.

Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens.

7. Website en cookies

Deze pagina plaatst geen cookies en laadt geen trackers of lettertypes van derden. Bij een bezoek aan onze websites verwerkt de hostingprovider technische gegevens zoals je IP-adres om de site te tonen en te beveiligen. Voor bezoekersstatistieken kiezen we voor diensten die geen trackingcookies gebruiken en geen profielen van bezoekers opbouwen. Gebruikt een van onze websites toch niet-noodzakelijke cookies, dan vragen we daar vooraf je toestemming voor.

Via het contact- of offerteformulier op onze website komen je gegevens rechtstreeks in ons klantenbeheer terecht; je ontvangt een bevestiging per e-mail.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, zoals versleutelde verbindingen, persoonlijke accounts met tweestapsverificatie en toegang enkel voor wie de gegevens nodig heeft voor zijn werk.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• je toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je vraag naar info@canopy-greenroofs.be. We antwoorden binnen een maand. Als we twijfelen aan je identiteit, kunnen we je vragen die aan te tonen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan als onze werking of de wetgeving verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie.

Privacy policy (English summary)

Canopy BV (VAT BE 0628.536.739, registered office Steendam 70, 9000 Ghent, Belgium) is the data controller for the personal data described in this policy. The Dutch version above is the full policy; this summary covers the main points.

What we process and why

We process contact, project and invoicing data to answer requests, prepare quotations, carry out and maintain projects and meet our legal accounting obligations. We send our newsletter only with consent. We never sell personal data. We share it only with service providers acting on our behalf (CRM and invoicing, email, file storage, newsletter, hosting, our accountant), with partners in a project where needed, and with authorities when required by law. Transfers outside the EEA rely on the safeguards of the GDPR.

Social media and our LinkedIn integration

Canopy Social Publisher is an internal tool of Canopy BV. It uses the official LinkedIn and Meta APIs only to manage Canopy's own Company Page:

• it publishes posts (text and images) that Canopy staff wrote and approved, on behalf of the Canopy Company Page;
• it reads the posts on our own Page, the comments on those posts and basic engagement figures, so we can follow up and reply ourselves.

It does not post for other companies or members, does not read member profiles, connections or messages, does not scrape or export member data, does not send messages, does not manage ads, and does not combine LinkedIn or Meta data with other sources. We store only the OAuth access tokens (encrypted) and the IDs and status of the posts we published. Comments are shown in the internal tool and are not kept longer than needed to follow them up. All tokens and data of the integration are deleted when the integration is disconnected. Only Canopy has access, and only administrators of the Canopy Company Page can use the tool.

Retention and your rights

We keep data only as long as needed: up to 3 years after the last contact for requests that do not lead to an order, up to 10 years after completion for project data (statutory liability periods for construction), 10 years for invoices and accounting records. You have the right to access, rectify and erase your data, to restrict or object to processing, to data portability and to withdraw consent at any time. Contact us at info@canopy-greenroofs.be; we reply within one month. You can also lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (www.dataprotectionauthority.be).

Version of 23 October 2026.